Politica para la Proteccion y el Tratamiento de Datos Personales

Este documento contiene la Politica para la Proteccion y el Tratamiento de Datos Personales ("Politica") de los empleados, clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores, y en general, de quien quiera que se encuentre en una base de datos ("Titulares") de la sociedad FLUVIP ("FLUVIP"), domiciliada en cada una de las ciudades donde tiene operacion local conforme aparece registrado en el web site, con correo electronico de contacto [email protected]. La aceptacion de propuestas, la celebracion de contratos, el diligenciamiento de formatos, el acceso a los Servicios ofrecidos mediante la Pagina Web www.fluvip.com (la Plataforma), el ingreso a las instalaciones de la compania y/o la aceptacion expresa o inequivoca de la presente politica, implica la aceptacion de los Titulares de la Politica de Tratamiento y Proteccion de Datos Personales y su autorizacion para los usos y otros tratamientos que aqui se describen. 1. DEFINICIONES Para los efectos de la presente Politica, se entiende por: Dato personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato publico: Aquel dato que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesion u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor publico. Por su naturaleza, los datos publicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos publicos. Dato privado: Aquel dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular. Dato personal sensible: Aquellos datos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido tenga la potencialidad de generar su discriminacion. Dato personal semiprivado: Aquellos datos que no tienen una naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgacion puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere la autorizacion expresa del Titular de la informacion. Por ejemplo: datos de caracter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene informacion de Datos Personales de los Titulares. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares a los empleados, clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores de FLUVIP, asi como a cualquier persona cuyos datos reposen en una base de datos responsabilidad de FLUVIP. Influenciador: Persona o perfil que, por su nivel de seguidores, engagement y posibilidad de generar interacciones en las Redes Sociales, posee gran capacidad de comunicar a una audiencia especifica y por lo tanto es la encargada de publicar los Anuncios de los Productos del Anunciante. Empleado: Persona natural que se encuentra vinculada por medio de un contrato laboral a FLUVIP, o con un tercero contratista que presta servicios a FLUVIP. Cliente o Anunciante: Persona natural que se vincula mediante la suscripcion de contratos para adquirir productos y/o servicios de FLUVIP. Proveedores: Persona natural que provee o abastece de productos y/o servicios a FLUVIP. Contratistas y/o colaboradores: Persona natural que tiene relacion comercial y/o de colaboracion con FLUVIP. Plataforma de FLUVIP: Portal www.fluvip.com que se pone a disposicion de los Influenciador y sus Anunciantes para que alli se registren y accedan a sus Servicios. La Plataforma ofrece a sus visitantes una descripcion de los Servicios y da la posibilidad de que cada Anunciante seleccione opciones que se enmarquen en sus necesidades y se facilite asi la eleccion de su Influenciador. Servicios: Hace referencia a la prestacion de servicios de intermediacion y de Influencer Marketing por parte de FLUVIP. Influencer Marketing: Forma de marketing por medio de la cual se estructuran estrategias de promocion, mercadeo y publicidad de productos, servicios e ideas, a traves de personas y Perfiles que tienen los elementos para convertirse en recomendadores potenciales a una audiencia especifica. Responsable del Tratamiento: Persona natural o juridica de naturaleza publica o privada, que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Politica se entiende como Responsable del Tratamiento a FLUVIP. Encargado del Tratamiento: Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, es decir FLUVIP. Tratamiento: Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, envia los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pais donde fueron recibidos. Transmision: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicacion de los mismos, cuando tenga por objeto la realizacion de un Tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del Responsable. 2. AUTORIZACION La autorizacion de los Titulares de Datos Personales o de quien se encuentre legitimado es requisito indispensable para que FLUVIP recolecte, almacene, consulte, use, procese y en general, de Tratamiento a su informacion personal. Esta autorizacion sera otorgada por el Titular en forma escrita, oral o a traves de conductas inequivocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorizacion. Se entendera que el Titular ha concedido la autorizacion de manera expresa e inequivoca cuando navegue, se registre o use los servicios de la Plataforma. FLUVIP tomara las medidas pertinentes para conservar copia o evidencia, o para documentar la existencia, de la autorizacion para consultas futuras. La autorizacion del Titular no sera necesaria cuando se trate de: - Entrega de informacion requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. - Tratamiento de Datos Publicos. - Casos de urgencia medica o sanitaria. - Tratamiento de informacion autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos. 3. DATOS PERSONALES 3.1. Tipos de datos personales recabados por FLUVIP FLUVIP dara Tratamiento a los Datos Personales que sean necesarios para desarrollar las actividades comerciales inherentes a su objeto social, asi como mantener y fortalecer las relaciones comerciales, contractuales, de consumo y laborales con los Titulares de los mismos. 3.1.1. Datos Influenciadores Datos generales o especificos de identificacion, biometricos, de ubicacion relacionados con la actividad comercial o profesional, de ubicacion personal relacionados con la actividad privada de la persona, datos personales de acceso a sistemas de informacion de FLUVIP, datos sobre gustos y/o intereses particulares, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. Asi mismo, si los Influenciadores lo han hecho publico en sus redes sociales, Fluvip tendra acceso a datos relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, politicas, asi como datos de preferencia, identidad y orientacion sexual de la persona. 3.1.2. Datos Empleados Nombre, apellido, tipo de identificacion, numero de identificacion, fecha y lugar de expedicion, estado civil, genero, firma, nacionalidad, datos de familia y/o beneficiarios, otros documentos de identificacion, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, fotografias, datos de ubicacion relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicacion personal relacionados con actividad privada, datos relacionados con el estado de salud, datos socioeconomicos, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad economica, datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitacion y/o historial academico, datos generales relacionados con los seguros de salud y pensiones, datos personales de acceso al sistema de informacion de FLUVIP, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. 3.1.3. Datos Clientes Nombre, apellido, tipo de identificacion, numero de identificacion, fecha y lugar de expedicion, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicacion relacionados con la actividad comercial o profesional, datos de ubicacion personal relacionados con actividad privada, datos socioeconomicos, datos de informacion tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad economica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. 3.1.4. Proveedores, contratistas y/o colaboradores Nombre, apellido, tipo de identificacion, numero de identificacion, fecha y lugar de expedicion, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicacion relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicacion personal relacionados con actividad privada, datos financieros, crediticios y/o derechos de caracter economico, datos socioeconomicos, datos de informacion tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad economica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. 3.2. Forma de recoleccion Los datos podran ser suministrados explicitamente a FLUVIP mediante formatos de ingreso o vinculacion, recolectados personalmente a traves de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implicitamente de las operaciones de analisis de grupos objetivo, adquisicion de los productos o servicios que son ofrecidos por FLUVIP, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de informacion, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de FLUVIP, de participacion en proyectos, programas y eventos, entre otros. 3.3. Datos sensibles Para el tratamiento de datos sensibles se informa a los Titulares que no estan obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos seran recopilados y tratados unicamente para las finalidades descritas en la presente Politica de Privacidad. 3.4. Cookies FLUVIP utiliza cookies y otras herramientas que automaticamente recolectan informacion de las personas cuando usan la Pagina Web de FLUVIP, entendiendo que el ingreso y navegacion en la Pagina Web es una conducta inequivoca de autorizacion. El tipo de informacion que puede ser recolectada de esta manera incluye: Informacion sobre el Localizador de recursos uniforme (URL), informacion acerca del explorador que utiliza el Titular, detalles de las paginas visitadas por el Titular, direccion IP, clicks, hipervinculos, nombre de usuario, foto de perfil, consultas, entre otros. 3.5. Otras fuentes de recoleccion FLUVIP puede recibir informacion personal del Titular por medio de otras fuentes como Bases de Datos publicas e informacion de terceras partes a las que el Titular ha otorgado autorizacion para compartir su informacion. 3.6. Alcance La presente Politica aplica a las bases de datos de las que es responsable FLUVIP. Por tanto, esta Politica no cubre el tratamiento que hagan terceros de: Informacion recolectada en paginas, plataformas y/o aplicaciones que no controle FLUVIP. Informacion recolectada por los sitios de terceras partes cuyo acceso haya sido via algun vinculo en la Pagina Web de FLUVIP. 4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO 4.1. Finalidades generales Las finalidades para las cuales FLUVIP tratara los Datos Personales y, que aplicaran de manera general a todos los Titulares, son: - Cumplir el objeto social de FLUVIP. - Gestionar, administrar y usar toda la informacion necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de FLUVIP, asi como las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y contables. - Ejecutar contratos suscritos con FLUVIP. - Dar soporte en procesos de auditoria externa e interna. - Enviar informacion a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma. - Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la informacion y datos personales le corresponde a FLUVIP. - Socializar politicas, proyectos, programas y cambios organizacionales. - Buscar la satisfaccion de los Titulares respecto de los productos y servicios ofrecidos por FLUVIP. - Prestar mejores beneficios, productos y servicios a los Titulares. - Personalizar la experiencia de los Titulares en la Pagina Web FLUVIP. - Realizar procesos al interior de FLUVIP, con fines de desarrollo u operativo y/o de administracion de sistemas. - Mantener comunicacion con el Titular. - Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos o comentarios de los Titulares. - Enviar informacion comercial y/o corporativa, asi como invitaciones a eventos y/o actividades que FLUVIP organice. 4.1.1. Influenciadores Identificar el Influenciador adecuado para el exito de la campana de publicidad. El Influenciador es una persona o un Perfil que, por su nivel de seguidores, engagement y posibilidad de generar interacciones en las Redes Sociales, posee gran capacidad de comunicar a una audiencia especifica y por lo tanto es la encargada de publicar los Anuncios de los Productos del Anunciante. Prestar el servicio de Influencer Marketing, por medio del cual se estructuran estrategias de promocion, mercadeo y publicidad de productos, servicios e ideas, a traves de personas y perfiles que tienen los elementos para convertirse en Influenciadores potenciales a una audiencia especifica. 4.1.2. Empleados Conservar y administrar la informacion de la relacion laboral con el Titular. Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de FLUVIP y sus filiales, asi como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados de FLUVIP. Realizar Estudios de Seguridad. Promover actividades de bienestar de los empleados. 4.1.3. Clientes Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios, y/o de atencion al cliente. Mantener contacto con los clientes y los clientes potenciales para el envio de informacion relacionada con la relacion contractual y comercial. Proporcionar un efectivo servicio al cliente. Informar sobre cambio de productos y/o servicios. Realizar actividades de facturacion, consultas de prevencion de fraude y lavado de activos, verificacion de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las centrales de informacion de riesgo, antecedentes penales y disciplinarios en los que FLUVIP considere necesario. Realizar gestion de cobranza (escrita, telefonica o personal), recaudo, control, comportamiento, habito de pago, asi como cualquier otra relacionada con nuestros productos, servicios y reporte ante las centrales de informacion de riesgo. 4.1.4. Proveedores, contratistas y/o colaboradores Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales. Realizar estudios financieros y verificacion en bases de datos de riesgo crediticio, financiero, financiacion del terrorismo y lavado de activos. 4.4. Suministro de datos personales a terceros FLUVIP solo suministrara o dara acceso a terceros a la informacion personal de los Titulares cuando sea procedente o necesario segun las finalidades descritas en la presente politica. Asi mismo, en caso de que sea necesario suministrar datos de los Titulares con terceros Encargados para que realicen el tratamiento en nombre de FLUVIP, el Titular autoriza a FLUVIP a suministrar su informacion con esos terceros y, entre otros, con: agencias de publicidad, terceros que deban entregar algun producto o servicio, autoridades policivas o gubernamentales siguiendo el debido proceso legal, terceros que deseen enviar informacion sobre productos y servicios con previo consentimiento, terceros prestadores de servicios y empresas de outsourcing, proveedores de herramientas analiticas web como Google, y companias o individuos fuera de FLUVIP cuando revelar dicha informacion sea necesario por razones legales. 5. DERECHOS DEL TITULAR Los titulares ostentan los siguientes derechos respecto de sus Datos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. b) Solicitar prueba de la autorizacion otorgada. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a la ley de proteccion de datos personales, segun la ley aplicable. e) Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato. f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 6. DATOS DE CONTACTO PARA CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS FLUVIP podra ser contactada en el siguiente correo electronico: [email protected] y en el siguiente numero de telefono (57 1) 703-3229. 7. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS 7.1. Consultas Las consultas y solicitudes de los Titulares o sus causahabientes seran atendidas en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado en la direccion de notificacion que haya incluido en la respectiva consulta, expresando los motivos de la demora y senalando la fecha en que se atendera su consulta, la cual en ningun caso podra superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino. 7.2. Rectificaciones y Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacion contenida en las Bases de Datos de FLUVIP debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podran presentar un reclamo ante FLUVIP. El reclamo se formulara mediante solicitud dirigida al area encargada, con la identificacion del Titular, la descripcion de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccion, y acompanando los documentos que se quiera hacer valer. El termino maximo para resolver el reclamo sera de quince (15) dias habiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atendera su reclamo, la cual en ningun caso podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino. 7.3. Revocatoria de la autorizacion Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida la disposicion legal o contractual. Para ello, el Titular debera seguir el mismo procedimiento establecido para las Rectificaciones y Reclamos. Se debera tener en cuenta que existen dos modalidades: (i) sobre la totalidad de las finalidades consentidas, en cuyo caso FLUVIP debe dejar de tratar por completo los datos del Titular, y (ii) sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercadeo. 7.4. Requisito de procedibilidad El Titular o causahabiente solo podra elevar queja ante la Autoridad Competente una vez haya agotado el tramite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorizacion ante el area encargada. 8. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES FLUVIP tomara las precauciones razonables para mantener segura la informacion personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por encargo de FLUVIP que haga lo mismo. El acceso a la informacion personal esta restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y estara permitido su tratamiento unicamente por personas vinculadas a FLUVIP o encargadas expresamente para ello. 9. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Las Bases de Datos a las cuales dara Tratamiento FLUVIP, asi como los Datos Personales debidamente autorizados incorporados en ellas estaran vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez cumplido este plazo, FLUVIP procedera a eliminar la base de datos o eliminar los datos de los titulares, segun correspondiere. 10. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS 10.1. Transferencia Es posible que FLUVIP tenga que transferir informacion personal de los Titulares a Responsables en diferentes paises. Al aceptar la presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transferencia, a cualquier pais o territorio. 10.2. Transmisiones Con la autorizacion otorgada por cualquiera de los medios previstos para tal fin, el Titular autoriza que FLUVIP realice transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales a un Encargado, para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta de FLUVIP. Estas transmisiones no requeriran ser informadas al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional. 11. MODIFICACIONES EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Cualquier cambio o modificacion sustancial de la presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales, sera comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicacion en la Pagina Web de FLUVIP. 12. INFORMACION Y DATOS DE MENORES DE EDAD FLUVIP solo usara, almacenara y realizara tratamiento de datos personales de menores de edad con el expreso consentimiento de sus padres o representantes legales. En el caso de los datos de los menores de edad hijos o dependientes de empleados o colaboradores, la finalidad de dicho tratamiento sera la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los mismos. Para tales efectos, FLUVIP tendra en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interes superior y sus derechos fundamentales. 13. VIGENCIA La presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir del 22 de mayo de 2017. Cualquier cambio o modificacion sustancial de la presente Politica para el Tratamiento de Datos Personales, sera comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicacion en la Pagina Web de FLUVIP.